Keunggulan Software Reimburse dari Reimburse Manual. Reimbursement atau penggantian adalah hal yang cukup familiar bagi perusahaan khususnya divisi HRD. Pemberlakuan jenis kebijakan reimburse tergantung posisi dan jabatan karyawan dalam perusahaan. Setiap harinya, karyawan akan mengajukan reimburse kepada HRD. Saat pengajuan reimburse menumpuk, HRD pun akan kewalahan. Itulah sebabnya mengapa HRD menggunakan software reimburse untuk mengatasi masalah seputar reimbursement.
Daftar Isi
Jenis Dana Reimburse
Perusahaan menetapkan kebijakan reimburse yang beragam dan berbeda. Pembayaran reimburse dapat dilakukan bersamaan dengan gaji bulanan ataupun terpisah. Jenis dana penggantian yang diproses software reimburse cukup beragam. Umumnya ada 3 jenis dana penggantian perusahaan, yaitu:
1. Medis.
Manfaat lain yang ditawarkan perusahaan selain gaji adalah klaim medis. Hal ini dimaksudkan agar karyawan dapat bekerja fokus tanpa khawatir mengenai biaya yang akan dikeluarkan ketika karyawan jatuh sakit. Perusahaan akan mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan untuk berobat atau perawatan kesehatan tergantung posisi, jabatan, dan lama karyawan bekerja. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa kebijakan klaim medis berbeda-beda untuk setiap karyawan.
2. Perjalanan Dinas.
Karyawan dengan posisi tertentu diharuskan melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau bahkan ke luar negeri untuk kepentingan bisnis perusahaan. Semua biaya terkait biaya perjalanan dinas ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan. Karyawan yang mengeluarkan sejumlah dana untuk kepentingan perjalanan dinas berhak mendapatkan penggantian dana dari perusahaan. Namun, karyawan harus menyertakan bukti valid seperti kode booking penginapan, bukti pembayaran tiket pesawat, dan lain-lain.
3. Bisnis.
Perusahaan mengadakan berbagai kegiatan bisnis yang terkadang dana atau biayanya harus ditanggung sementara waktu oleh karyawan. Contoh yang paling sering adalah biaya untuk meeting dengan klien eksternal dan uang pulsa untuk menghubungi klien. Umumnya HRD akan memberikan aturan tegas dan tertulis mengenai biaya apa saja yang dapat diganti oleh reimburse bisnis.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi KPI?
Cara Kerja Reimburse Manual
Pengolahan dana reimburse manual cukup melelahkan. Karyawan harus mengisi lembaran kertas form pengajuan reimburse beserta buktinya. HRD harus memeriksa formulir fisik dan bukti transaksi dari pengajuan reimburse setiap karyawan. Kemudian HRD akan mengarahkan dokumen tersebut kepada bagian account payable atau HR payroll untuk diproses pembayarannya.
Kesulitan yang paling utama dalam proses reimburse adalah tidak tersedianya sistem yang mampu menyimpan dan mengelola aliran informasi reimburse, sehingga semua penyerahan informasi dilakukan secara manual dan harus menunggu approval. Coba bayangkan jika karyawan yang mengajukan reimburse kepada HRD saat itu lebih dari 5 orang? Tentu dokumen yang ada akan menumpuk, bukan? Berdasarkan penjelasan singkat ini, dapat dibayangkan jika cara kerja reimburse manual tidaklah efektif apalagi bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan.
Cara Kerja Software Reimburse
Software reimburse adalah sebuah perangkat lunak yang dapat memproses pengajuan reimburse lebih sederhana dan efisien. Pertama, karyawan akan mengisi form digital dan mengunggah foto bukti reimburse. Kemudian, sistem akan menyimpan data. Saat itu juga HRD dapat melihat informasi tersebut. HRD akan memvalidasi apakah data dan informasi yang ada sudah sesuai dengan ketentuan atau tidak.
Ketika sudah oke, HRD akan meneruskan informasi pengajuan reimburse kepada account payable atau HR payroll. Proses pencairan dana reimburse pun dapat segera dilakukan saat informasi sudah diterima oleh account payable atau HR payroll. Karena aliran informasi dan penyimpanan dilakukan oleh sistem, maka proses keseluruhan berlangsung lebih cepat dan approval pun tak perlu menunggu waktu lama. Selain itu, informasi yang tersimpan dalam sistem dapat digunakan sebagai laporan reimburse jika diperlukan.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat terlihat jelas bahwa software reimburse lebih baik dibandingkan proses reimburse manual. Sistem dalam software reimburse dapat menyederhanakan proses, mempercepat aliran informasi, dan mempermudah approval dari masing-masing pihak yang berkepentingan. Sehingga pencairan dana kepada karyawan juga menjadi lebih cepat.
LinovHR adalah penyedia software reimburse terbaik yang dapat perusahaan pilih. Layanan pelanggan LinovHR selalu siap untuk mendengarkan segala kebutuhan perusahaan akan pengelolaan karyawan yang lebih optimal. Hubungi LinovHR untuk keterangan lebih lanjut!
Semakin canggih saja perkembangan software ya, bahkan untuk urusan reimburse saja sudah ada software-nya, kayak LINOVHR ini, pasti lebih praktis dan efisien
Betul kak semakin canggih software reimburse dan meringankan pekerjaan divisi HRD
software reimburse pastinya banyak membantu perusahaan walaupun ketika saya baca artikel di atas masih ada kelemahannya. Namun, pastinya sisi positifnya bisa menutupi kekurangan perusahaan saat ini.
Betul kak walaupun ada kekurangan tapi setidaknya software reimburse bisa memperingan pekerjaan divisi HRD ketika ada yang mengajukan reimbursement
Wah baru tahu aku ada software khusus buat reimburse
Kalau begini sangat memudahankan ya saat akan melakukan reimburse\
Gak perlu lagi hitung-hitungan manual. Jadi praktis dan efisien
Nah ini dia yang ditunggu para HR perusahaan. Klo ngurus reimburse secara manual bisa sebulan- 2 bulan baru turun huhuhu
Wah bener dulu saya juga mengalami hal demikian utunglah sekarang sudah dibantu software reimburse ini
Pencairan dana bagi karyawan lebih cepat, noted. Ini yang sangat penting Mbak Bayu… hehe… LinovHR menyediakan software reimburse juga ya… kemarin saya menuliskan tentang software penggajiannya.
Nah betul mbak Mia soal reimburse ini bener2 menguras waktu HRD ya makanya dibantu dengan adanya software ini
Emang ya jaman sekarang semua serba mudaaaahhh… Tapi itu ada kelemahannya gak kak?
Mungkin bukan kelemahan kak hanya bisa lebih diperlengkap lagi fitur nya supaya sesuai dengan kegunaan mengikiti kebutuhan
Banyak hal, digital lebih baik daripada manual ya mbak. Kalau masiih pakai reimburse manual tidak ramah lingkungan juga. Hehe… Pakai software lebih ramah lingkungan
Nah betul pak Guru, menggunakan software selain hasil cepat juga ramah lingkungan karena meminimalkan penggunaan kertas dan tinta
Wah kereenn, kayanya jaman aku kerja dulu masih manual deh. Apalagi nunggu reimburse untuk dinas luar, wah approvalnya lama banget. Enak kalo udah ada softwarenya pasti ngebantu banget.
Betul mbak sekarang semua dituntut serba cepat makanya ada software reimburse ini hehehe
Benar juga ya, kalau di perusahaan dengan jumlah karyawan banyak pasti yang reimburse juga lebih banyak. Maka software reimburse perlu untuk menyederhanakan proses, mempercepat aliran informasi, dan mempermudah approval sehingga pencairan dana kepada karyawan juga menjadi lebih cepat.
Betul mbak software ini membantu banget untuk perusahaan yang punya banyak karyawan jadi pekerjaan lebih efisien dan cepat
Zaman kerja dulu, proses reimburse ini memang bikin pusing HRD. Kadang Udah lengkap berkas dari karyawan ke HRD, eh di bagian finance keselip, atau nunggu approval Dari atasan yg lama. Untung deh kalau sudah ada softwarenya. Bisa mempermudah dan efisiensi waktu
Nah iya jadinya suka kelamaan nunggunya ya mbak padahal data sudah lengkap semua…untung sekarang ada aplikasi reimburese
Sekarang memang saatnya beralih ke teknologi untuk memudahkan kinerja perusahaan. Jika ada yang efektif dan efisien kenapa tidak. LinovHR ini recomended sekali nih buat perusahaan yang ingin proses reimburse nya makin simpel dan efisien.
Betul mbak sekarang semua menggunakan aplikasi termasuk reimburse ini…supaya ringkas dan efisien jadi HRD gak pusing dan repot lagi mengurus sekian banyak reimburse
Software reimbuse memudahkan HRD dalam menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan reimbuse ya. Apalagi kalau jumlah karyawannya banyak
betul mbak memudahkan HRD dan memperingan kerja HRD juga sih..krna yang minta reimburse pasti banyak dan tiap hari hehehe
Jadi inget pas masih ngantor dulu deh, doyan banget reimburse apalagi kalau udah liputan hahaha. Dan emang kalau reimburse manual itu ruibeet banget, tapi sekarang zaman makin canggih pake software jadi proses reimburse ga bikin capek
Wah iya ya mbka lkalau liputan pasti keluar ada uang ekstra jadi emang harus reimburse ..kalau dulu manual sekarang sdh pakai software jadi sistem pemasukan dan pencatatan data lebih ringkas dan mudah hehehe
Nggak efisien banget ya kak, kalau setiap karyawan saat melakukan perjalanan dinas, bisnis,maupun klaim medis harus mengisi data di form pengajuan beserta struk bukti pembayaran/nota. Baru ke step selanjutnya hingga proses pengembalian dana kita.
Udah saatnya beralih ke Software ya kak,yang mempercepat kerja kita
Betul software reimburse ini mempersingkat kerja HRD dan karyawan juga mendapat manfaat dengan menggunakan software ini
Software LInovHR ini bisa digabungkan atau terintegrasi dengan software HRD lainnya seperti payroll tidak ya?
Memudahkan sekali software reimburse ini ya mbak, memudahkan pekerjaan tentu juga lebih akurat dari pada yang manual ya.