Keunggulan Software Reimburse dari Reimburse Manual

Keunggulan Software Reimburse dari Reimburse Manual. Reimbursement atau penggantian adalah hal yang cukup familiar bagi perusahaan khususnya divisi HRD. Pemberlakuan jenis kebijakan reimburse tergantung posisi dan jabatan karyawan dalam perusahaan. Setiap harinya, karyawan akan mengajukan reimburse kepada HRD. Saat pengajuan reimburse menumpuk, HRD pun akan kewalahan. Itulah sebabnya mengapa HRD menggunakan software reimburse untuk mengatasi masalah seputar reimbursement.

Software Reimburse
Pengajuan Reimbursement

Jenis Dana Reimburse

Perusahaan menetapkan kebijakan reimburse yang beragam dan berbeda. Pembayaran reimburse dapat dilakukan bersamaan dengan gaji bulanan ataupun terpisah. Jenis dana penggantian yang diproses software reimburse cukup beragam. Umumnya ada 3 jenis dana penggantian perusahaan, yaitu:

1. Medis.
Manfaat lain yang ditawarkan perusahaan selain gaji adalah klaim medis. Hal ini dimaksudkan agar karyawan dapat bekerja fokus tanpa khawatir mengenai biaya yang akan dikeluarkan ketika karyawan jatuh sakit. Perusahaan akan mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan untuk berobat atau perawatan kesehatan tergantung posisi, jabatan, dan lama karyawan bekerja. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa kebijakan klaim medis berbeda-beda untuk setiap karyawan.

2. Perjalanan Dinas.
Karyawan dengan posisi tertentu diharuskan melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau bahkan ke luar negeri untuk kepentingan bisnis perusahaan. Semua biaya terkait biaya perjalanan dinas ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan. Karyawan yang mengeluarkan sejumlah dana untuk kepentingan perjalanan dinas berhak mendapatkan penggantian dana dari perusahaan. Namun, karyawan harus menyertakan bukti valid seperti kode booking penginapan, bukti pembayaran tiket pesawat, dan lain-lain.

3. Bisnis.
Perusahaan mengadakan berbagai kegiatan bisnis yang terkadang dana atau biayanya harus ditanggung sementara waktu oleh karyawan. Contoh yang paling sering adalah biaya untuk meeting dengan klien eksternal dan uang pulsa untuk menghubungi klien. Umumnya HRD akan memberikan aturan tegas dan tertulis mengenai biaya apa saja yang dapat diganti oleh reimburse bisnis.

Baca Juga: Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi KPI?

Cara Kerja Reimburse Manual

Pengolahan dana reimburse manual cukup melelahkan. Karyawan harus mengisi lembaran kertas form pengajuan reimburse beserta buktinya. HRD harus memeriksa formulir fisik dan bukti transaksi dari pengajuan reimburse setiap karyawan. Kemudian HRD akan mengarahkan dokumen tersebut kepada bagian account payable atau HR payroll untuk diproses pembayarannya.

Kesulitan yang paling utama dalam proses reimburse adalah tidak tersedianya sistem yang mampu menyimpan dan mengelola aliran informasi reimburse, sehingga semua penyerahan informasi dilakukan secara manual dan harus menunggu approval. Coba bayangkan jika karyawan yang mengajukan reimburse kepada HRD saat itu lebih dari 5 orang? Tentu dokumen yang ada akan menumpuk, bukan? Berdasarkan penjelasan singkat ini, dapat dibayangkan jika cara kerja reimburse manual tidaklah efektif apalagi bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan.

Cara Kerja Software Reimburse

Software reimburse adalah sebuah perangkat lunak yang dapat memproses pengajuan reimburse lebih sederhana dan efisien. Pertama, karyawan akan mengisi form digital dan mengunggah foto bukti reimburse. Kemudian, sistem akan menyimpan data. Saat itu juga HRD dapat melihat informasi tersebut. HRD akan memvalidasi apakah data dan informasi yang ada sudah sesuai dengan ketentuan atau tidak.

Ketika sudah oke, HRD akan meneruskan informasi pengajuan reimburse kepada account payable atau HR payroll. Proses pencairan dana reimburse pun dapat segera dilakukan saat informasi sudah diterima oleh account payable atau HR payroll. Karena aliran informasi dan penyimpanan dilakukan oleh sistem, maka proses keseluruhan berlangsung lebih cepat dan approval pun tak perlu menunggu waktu lama. Selain itu, informasi yang tersimpan dalam sistem dapat digunakan sebagai laporan reimburse jika diperlukan.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat terlihat jelas bahwa software reimburse lebih baik dibandingkan proses reimburse manual. Sistem dalam software reimburse dapat menyederhanakan proses, mempercepat aliran informasi, dan mempermudah approval dari masing-masing pihak yang berkepentingan. Sehingga pencairan dana kepada karyawan juga menjadi lebih cepat.

LinovHR adalah penyedia software reimburse terbaik yang dapat perusahaan pilih. Layanan pelanggan LinovHR selalu siap untuk mendengarkan segala kebutuhan perusahaan akan pengelolaan karyawan yang lebih optimal. Hubungi LinovHR untuk keterangan lebih lanjut!

Please follow and like us:

ditulis oleh

Bayu Fitri Hutami

Seorang pembelajar yang bukan siapa-siapa melainkan seorang yang senang bercerita. Seorang yang suka menulis berdasarkan apa yang dilihat, didengar dibaca dan dialami untuk menjadi sebuah tulisan informatif. Semoga tulisan yang saya sajikan bermanfaat. Terima Kasih.